Isännöinnin kilpailutus ei ole vain hintojen pyytämistä, vaan tapa selvittää, millainen palvelumalli sopii taloyhtiön arkeen, taloushallintoon ja hallituksen työmäärään. Hyvä kilpailutus auttaa vertailemaan vaihtoehtoja selkeästi ilman raskasta tarjouspyyntöprosessia ja ilman, että hallituksen tarvitsee arvata, mitä palveluun pitäisi kuulua.
Taloyhtiön kannattaa aloittaa kilpailutus nykytilanteen arvioinnista. Ongelma ei aina ole yksittäisessä isännöitsijässä, vaan joskus epäselvässä palvelumallissa, puutteellisessa viestinnässä, vaikeasti hahmotettavassa taloushallinnossa tai siinä, että hallitukselle jää liikaa käytännön työtä. Jos nykyinen malli kuormittaa hallitusta, kannattaa lukea myös sivu miksi isännöinnin vaihtoa kannattaa harkita.
Kilpailutus on ajankohtainen silloin, kun yhteistyö ei etene sovitusti, vastuunjako jää epäselväksi, raportointi ei tue päätöksentekoa tai nykyinen isännöinti ei enää vastaa taloyhtiön kokoa, palvelutarvetta ja hallituksen odotuksia.
Kilpailutuksen tarkoitus ei ole vaihtaa isännöintiä väkisin. Usein tärkein hyöty on se, että hallitus saa vertailukelpoisen kuvan palvelun sisällöstä, hinnasta, erillisveloituksista ja siitä, millainen yhteistyö olisi käytännössä toimiva.
Pienessä taloyhtiössä kilpailutuksen ei tarvitse olla raskas projekti. Usein riittää, että hallitus kuvaa taloyhtiön koon, nykyisen tilanteen ja sen, halutaanko kevyempi palvelumalli, Arki-isännöinti vai pelkkä taloushallinto. Vaihtoehtoja on avattu tarkemmin sivulla pienet taloyhtiöt.
Hyvä tarjouspyyntö ei ole mahdollisimman pitkä, vaan riittävän selkeä. Olennaista on, että palveluntarjoaja ymmärtää taloyhtiön perustiedot, nykyisen tilanteen, hallituksen odotukset ja sen, mitä palvelulta halutaan jatkossa.
Halvin kuukausihinta ei aina tarkoita taloyhtiölle parasta kokonaisuutta. Kilpailutuksessa kannattaa arvioida hinnan lisäksi palvelun sisältöä, hallitukselle jäävää työmäärää, asiakaspalvelun saavutettavuutta, taloushallinnon laajuutta ja sitä, mistä työstä veloitetaan erikseen.
Kuukausihinta on tärkeä, mutta sitä ei kannata lukea irrallaan palvelusisällöstä. Taloyhtiön kannattaa selvittää, mitä kuukausihintaan kuuluu, kuinka paljon kokouksia ja asiakaspalvelua se sisältää ja milloin työ muuttuu erillisveloitettavaksi. Hinnoittelun periaatteita on avattu sivulla hinnat.
On eri asia vertailla Arki-isännöintiä, suppeampaa palvelumallia tai pelkkää taloushallintoa. Kilpailutuksessa pitäisi vertailla saman tasoisia kokonaisuuksia ja tarkistaa, mitä kuukausihintaan todella sisältyy.
Hyvä isännöinti näkyy arjessa: asiat etenevät, talousraportointi tukee päätöksiä ja hallitus tietää, mitä sen pitää päättää ja mitä isännöinti hoitaa sovitun palvelumallin mukaisesti.
Kaikkien taloyhtiöiden ei tarvitse vertailla vain yhtä ja samaa isännöintimallia. Oikea ratkaisu voi olla laajempi Arki-isännöinti, pienelle yhtiölle sopiva suppeampi palvelumalli tai taloushallintoon painottuva ratkaisu.
Sopii taloyhtiölle, joka haluaa siirtää hallinnon ja taloushallinnon operatiivista vastuuta ammattilaiselle, saada selkeämmän vastuunjaon ja vähentää hallituksen käytännön kuormaa. Katso Arki-isännöinti.
Sopii usein pienelle taloyhtiölle, jossa hallitus haluaa säilyttää aktiivisen roolin, mutta tarvitsee selkeän hallinnollisen rungon, kirjanpidon, vastikelaskutuksen ja lakisääteisten perusasioiden tuen. Katso myös pienten taloyhtiöiden vaihtoehdot.
Sopii tilanteisiin, joissa hallitus hoitaa kokoukset, päätökset ja muun hallinnon itse, mutta haluaa ulkoistaa kirjanpidon, vastikelaskutuksen, maksuliikenteen ja raportoinnin. Katso taloushallinto taloyhtiöille.
Monessa taloyhtiössä kilpailutus lykkääntyy, koska sen ajatellaan olevan iso projekti. Käytännössä hyvä ensimmäinen askel voi olla lyhyt keskustelu siitä, mitä nykyisessä mallissa halutaan säilyttää, mitä halutaan muuttaa ja kuinka paljon vastuuta hallitus haluaa jatkossa kantaa itse. Jos haluatte syventää aihetta ennen yhteydenottoa, lukekaa myös blogi isännöinnin kilpailutuksesta pienessä taloyhtiössä.
Taloyhtiön ei tarvitse tulla valmiin tarjouspyynnön kanssa. Voimme käydä ensin läpi taloyhtiön koon, nykyisen palvelumallin, hallituksen kokeman kuormituksen ja sen, mikä nykyisessä isännöinnissä toimii tai ei toimi.
Autamme hahmottamaan, onko kyse palvelun laajuudesta, viestinnästä, taloushallinnosta, hinnasta vai vastuunjaosta. Tämä tekee tarjouspyynnöstä täsmällisemmän.
Kaikille taloyhtiöille ei kannata tarjota samaa ratkaisua. Arvioimme, onko tarkoituksenmukaisinta keskustella Arki-isännöinnistä, suppeammasta palvelumallista vai taloushallinnosta.
Jos taloyhtiö päätyy vaihtamaan isännöintiä, haltuunoton pitää olla selkeä: asiakirjat, taloushallinto, viestintä ja käytännön vastuut siirtyvät hallitusti.
Nämä ovat tavallisimpia kysymyksiä, joita hallituksilla on ennen kilpailutuksen aloittamista.
Silloin kun hallitus kokee, että nykyinen palvelumalli, viestintä, taloushallinto tai yhteistyön sujuvuus ei enää vastaa taloyhtiön tarpeita.
Ei välttämättä. Selkeä kuvaus taloyhtiöstä, nykytilanteesta ja tavoitteista riittää usein hyvään alkuun.
Kyllä voi. Pienessä taloyhtiössä kilpailutuksen ei tarvitse olla raskas prosessi, kun tavoitteet ja palvelutarve määritellään selkeästi.
Kyllä. Kaikkien taloyhtiöiden ei tarvitse vertailla vain täyden palvelun isännöintiä, vaan mukana voi olla myös suppeampi palvelumalli tai pelkkä taloushallinto riippuen hallituksen omasta roolista ja taloyhtiön tarpeesta.
Tarjoukseen kannattaa pyytää ainakin kuvaus palvelun laajuudesta, vastuunjaosta, kuukausihintaan sisältyvistä tehtävistä, mahdollisista erillisveloituksista sekä siitä, miten haltuunotto ja yhteistyö käytännössä etenevät.
Lisää käytännönläheisiä artikkeleita taloyhtiön arjesta, hallinnosta ja talousasioista.
Parvekegrillaus herättää taloyhtiöissä kysymyksiä erityisesti turvallisuuden, naapurisovun ja sääntöjen näkökulmasta. Lähtökohta on, että ruoanlaitto on osa tavanomaista asumista, mutta turvallisuus ja kaasupullon säilytys pitää arvioida erikseen.
Hallinnollinen isännöinti ja taloudellinen isännöinti menevät helposti sekaisin, vaikka ne tarkoittavat eri asioita. Kun ero on selvä, hallituksen on helpompi arvioida mitä taloyhtiö oikeasti tarvitsee.
Taloyhtiön taloushallinto ei ole vain tilinpäätös kerran vuodessa. Käytännössä se tarkoittaa kirjanpitoa, maksuliikennettä, vastikelaskutusta, raportointia ja sitä, että hallitus näkee talouden tilanteen ajoissa.
Voitte olla yhteydessä ilman sitoumuksia. Käydään yhdessä läpi, mitä nykyisessä isännöinnissä halutaan parantaa, mitä kilpailutuksessa kannattaa vertailla ja mikä palvelumalli voisi sopia taloyhtiöllenne.