Milloin kilpailutus on ajankohtainen?
Kilpailutus on ajankohtainen silloin, kun yhteistyö ei tunnu sujuvalta, vastuunjako on epäselvä, taloushallinto kuormittaa hallitusta tai nykyinen palvelu ei vastaa taloyhtiön kokoa ja tarpeita.
Isännöinnin kilpailutus
Miten isännöinnin kilpailutus kannattaa tehdä taloyhtiössä?
Isännöinnin kilpailutus ei ole vain tarjouspyyntö, vaan tapa varmistaa että taloyhtiö saa omaan tilanteeseensa sopivan palvelumallin. Selkeä kilpailutus auttaa vertailemaan vaihtoehtoja ilman turhaa raskautta ja ilman että hallitus joutuu arvailemaan, mitä pitäisi pyytää.
• selkeä etenemismalli hallitukselle
• sopii myös pienelle taloyhtiölle
• auttaa vertailemaan palvelumalleja käytännössä
Kilpailutus kannattaa aloittaa nykytilanteen arvioinnista
Taloyhtiön kannattaa aloittaa kilpailutus pysähtymällä hetkeksi nykyisen tilanteen äärelle. Ongelma ei aina ole vain isännöitsijässä, vaan joskus epäselvässä palvelumallissa, puutteellisessa viestinnässä tai siinä, että hallitukselle jää liikaa käytännön työtä. Jos tämä kuulostaa tutulta, kannattaa lukea myös miksi isännöinnin vaihtoa kannattaa harkita.
Kaikki kilpailutukset eivät johda vaihtoon
Kilpailutuksen tarkoitus ei ole pakottaa vaihtamaan, vaan antaa hallitukselle selkeämpi kuva siitä, mitä vaihtoehtoja markkinassa on ja mikä palvelumalli olisi aidosti toimiva.
Pieni taloyhtiö voi tehdä tämän kevyesti
Pienessä taloyhtiössä kilpailutuksen ei tarvitse olla raskas projekti. Usein tärkeintä on selkeä tavoite, ei pitkä tarjouspyyntödokumentti. Pienen yhtiön vaihtoehtoja on avattu tarkemmin sivulla pienet taloyhtiöt.
Mitä tarjouspyyntöön kannattaa sisällyttää?
Hyvä tarjouspyyntö ei ole pitkä vaan selkeä. Olennaista on, että palveluntarjoaja ymmärtää millaisesta taloyhtiöstä on kyse ja mitä hallitus haluaa parantaa.
Vähintään nämä tiedot mukaan
- taloyhtiön koko ja perustiedot
- nykyinen palvelumalli
- hallituksen kokema nykytilanne
- mitä halutaan parantaa
- toivottu palvelun laajuus
Mitä ei tarvitse tehdä liian pitkälle
- täydellistä tehtävälistaa ei tarvita heti
- kaikkia ongelmia ei tarvitse osata nimetä tarkasti
- teknistä tarjouspyyntökieltä ei tarvitse kirjoittaa
- tärkeintä on kuvata tarve rehellisesti ja ymmärrettävästi
Kilpailutuksessa ei kannata vertailla vain hintaa
Halvin ratkaisu ei ole aina kokonaistaloudellisesti paras. Taloyhtiön kannattaa arvioida samalla myös palvelun sisältö, hallitukselle jäävä työmäärä, asiakaspalvelun saavutettavuus ja taloushallinnon laajuus.
Hinta
Kuukausihinta on tärkeä, mutta sen rinnalla pitää katsoa mitä palveluun oikeasti sisältyy ja mistä alkaa erillisveloitus. Tätä kannattaa verrata myös sivulla hinnat.
Palvelun laajuus
On eri asia vertailla täyttä isännöintiä, kevyttä isännöintiä tai pelkkää taloushallintoa. Kilpailutuksessa pitäisi vertailla saman tasoisia kokonaisuuksia.
Hallituksen arki
Hyvä palvelu ei näy vain sopimuksessa vaan siinä, kuinka paljon se helpottaa hallituksen käytännön työtä vuoden aikana.
Mitä palvelumalleja kilpailutuksessa kannattaa vertailla?
Kaikkien taloyhtiöiden ei tarvitse vertailla vain perinteistä täyden palvelun isännöintiä. Oikea ratkaisu voi olla myös kevyempi hallintomalli tai talouspainotteinen ratkaisu.
Kokonaisvastuullinen isännöinti
Sopii taloyhtiölle, joka haluaa enemmän jatkuvaa tukea, selkeän vastuunjaon ja vähemmän käytännön kuormaa hallitukselle. Katso isännöinti.
Kevyt isännöinti
Sopii usein pienelle taloyhtiölle, jossa hallitus haluaa säilyttää aktiivisen roolin mutta tarvitsee selkeän rakenteen, kirjanpidon ja lakisääteisten asioiden tuen. Katso kevyt isännöinti.
Pelkkä taloushallinto
Sopii tilanteisiin, joissa hallitus haluaa hoitaa muun hallinnon itse mutta haluaa ulkoistaa kirjanpidon, vastikelaskutuksen ja maksuliikenteen. Katso taloushallinto.
Kevyt alku on usein paras tapa edetä
Monessa taloyhtiössä kilpailutus lykkääntyy siksi, että sen ajatellaan olevan iso projekti. Käytännössä hyvä ensimmäinen askel voi olla lyhyt keskustelu siitä, mitä nykyisessä mallissa halutaan säilyttää ja mitä halutaan muuttaa. Jos haluatte syventää aihetta vielä ennen yhteydenottoa, lukekaa myös blogi isännöinnin kilpailutuksesta pienessä taloyhtiössä.
Usein kysyttyä isännöinnin kilpailutuksesta
Nämä ovat tavallisimpia kysymyksiä, joita hallituksilla on ennen kilpailutuksen aloittamista.
Milloin isännöinnin kilpailutus kannattaa aloittaa?
Silloin kun hallitus kokee, että nykyinen palvelumalli, viestintä, taloushallinto tai yhteistyön sujuvuus ei enää vastaa taloyhtiön tarpeita.
Tarvitaanko kilpailutukseen pitkä tarjouspyyntö?
Ei välttämättä. Selkeä kuvaus taloyhtiöstä, nykytilanteesta ja tavoitteista riittää usein hyvään alkuun.
Voiko pieni taloyhtiö kilpailuttaa isännöinnin kevyesti?
Kyllä voi. Pienessä taloyhtiössä kilpailutuksen ei tarvitse olla raskas prosessi, kun tavoitteet ja palvelutarve määritellään selkeästi.
Voiko kilpailutuksessa vertailla myös kevyttä isännöintiä ja pelkkää taloushallintoa?
Kyllä. Kaikkien taloyhtiöiden ei tarvitse vertailla vain täyden palvelun isännöintiä, vaan mukana voi olla myös kevyt isännöinti tai pelkkä taloushallinto.
Mitä kilpailutuksessa kannattaa pyytää tarjoukseen mukaan?
Tarjoukseen kannattaa pyytää ainakin kuvaus palvelun laajuudesta, vastuunjaosta, kuukausihintaan sisältyvistä tehtävistä, mahdollisista erillisveloituksista sekä siitä, miten haltuunotto ja yhteistyö käytännössä etenevät.
Hyödyllisiä artikkeleita isännöinnistä
Lisää käytännönläheisiä artikkeleita taloyhtiön arjesta, hallinnosta ja talousasioista.
Hallinnollinen isännöinti ja taloudellinen isännöinti menevät helposti sekaisin, vaikka ne tarkoittavat eri asioita. Kun ero on selvä, hallituksen on helpompi arvioida mitä taloyhtiö oikeasti tarvitsee.
Taloyhtiön taloushallinto ei ole vain tilinpäätös kerran vuodessa. Käytännössä se tarkoittaa kirjanpitoa, maksuliikennettä, vastikelaskutusta, raportointia ja sitä, että hallitus näkee talouden tilanteen ajoissa.
Digitalisaatio ei korvaa isännöitsijää, vaan tukee arjen sujuvuutta. Kun tieto löytyy yhdestä paikasta, viestintä selkeytyy ja hallituksen työ helpottuu.
Haluatteko käydä kilpailutuksen lähtötilanteen läpi käytännössä?
Voitte olla yhteydessä ilman sitoumuksia. Käydään yhdessä läpi, mitä kilpailutuksessa kannattaa vertailla ja mikä palvelumalli voisi sopia taloyhtiöllenne.