Isännöintisopimus – mitä hallituksen kannattaa tarkistaa?

Isännöintisopimus on taloyhtiön tärkeimpiä sopimuksia, mutta se allekirjoitetaan usein kiireessä kilpailutuksen tai isännöitsijän vaihdon lopuksi. Kun sopimus on tehty, sen sisältö määrittää vuosiksi sen, mitä kuukausihintaan kuuluu, mistä laskutetaan erikseen ja miten palvelun laatua voidaan käytännössä vaatia. Ongelmat huomataan yleensä vasta silloin, kun ensimmäinen odottamaton lasku tulee tai kun hallitus ei saa isännöitsijää kiinni.

Hallituksen ei tarvitse olla sopimusjuristi. Riittää, että sopimuksesta tarkistetaan muutama käytännön asia ennen allekirjoitusta ja että epäselvät kohdat kysytään auki. Alla on käyty läpi ne kohdat, joissa taloyhtiöiden isännöintisopimuksissa on kokemuksen perusteella eniten epäselvyyttä.

Mitä kuukausihintaan kuuluu ja mitä ei?

Isännöintisopimuksen ydin on palvelun sisältö. Sopimuksessa tai sen liitteessä pitäisi olla luettavissa, mitkä tehtävät sisältyvät kiinteään kuukausihintaan: hallinnon hoito, kirjanpito, vastikelaskutus, maksuliikenne, tilinpäätöksen laatiminen, viranomaisilmoitukset, asiakaspalvelu osakkaille ja asukkaille sekä kokousten valmistelu.

Yhtä tärkeää on lukea, mitä sopimus rajaa ulkopuolelle. Tyypillisesti erikseen sovittavia ovat laajat korjaushankkeet, urakoiden kilpailutus, tekninen isännöinti, työmaavalvonta, riita-asiat ja muut poikkeukselliset projektit. Ongelma ei ole se, että näistä veloitetaan erikseen, vaan se, jos tavanomaiset asiat kuten saapuvien laskujen käsittely, järjestelmän käyttö tai yhtiökokouksen valmistelu on kirjattu erillisveloitettaviksi. Silloin kuukausihinta näyttää edulliselta, mutta vuoden kokonaiskustannus on jotain muuta.

Käytännön vinkki: pyytäkää tarjoajaa listaamaan viiden viime vuoden tavanomaiset tapahtumat taloyhtiössänne, esimerkiksi osakkaan vaihtuminen, vesivahinko, yhtiökokouksen lisäkokous tai lainaneuvottelu, ja kertomaan jokaisesta, kuuluuko se kuukausihintaan vai laskutetaanko se erikseen.

Miten erillisveloitukset ja hinnankorotukset on määritelty?

Erillisveloitusten hinnasto kannattaa lukea yhtä tarkasti kuin kuukausihinta. Tarkistakaa, onko tuntihinta ilmoitettu, mikä on laskutuksen vähimmäisyksikkö ja veloitetaanko matkat, kopiot, postitukset tai sähköiset allekirjoitukset erikseen. Jos hinnastossa on paljon pieniä rivejä, kysykää, miten ne ovat toteutuneet vastaavan kokoisessa taloyhtiössä.

Hinnankorotuksista pitää sopia selvästi. Sopimuksessa on hyvä olla kirjattuna, milloin hintaa voidaan tarkistaa, mihin korotus sidotaan ja miten siitä ilmoitetaan. Avoin muotoilu "hintoja tarkistetaan vuosittain" ei kerro hallitukselle, mitä odottaa. Sama koskee tilannetta, jossa huoneistomäärään sidottu hinta muuttuu esimerkiksi lisärakentamisen tai huoneistojen yhdistämisen vuoksi.

Koillis-Helsingin Isännöinnin Arki-isännöinnin hinnasto perustuu huoneistomäärään, ja normaali arki sisältyy kuukausihintaan. Erikseen sovittavat hankkeet käydään läpi ennen työn aloittamista, jolloin hallitus tietää kustannuksen etukäteen.

Kuka palvelua hoitaa ja miten yhteydenpito toimii?

Sopimuksessa kannattaa olla nimetty isännöitsijä tai vähintään kuvaus siitä, miten vastuuhenkilö nimetään ja mitä tapahtuu hänen vaihtuessaan tai ollessaan lomalla. Monessa taloyhtiössä tyytymättömyys ei johdu sopimuksen tekstistä vaan siitä, että hallitus ei tiedä, kenelle asiat kuuluvat ja milloin niihin vastataan.

Kysykää, miten yhteydenotot käsitellään: onko käytössä sähköinen asiointikanava, mikä on tavoiteltu vastausaika ja miten kiireelliset asiat kuten vesivahingot hoidetaan toimistoajan ulkopuolella. Kysykää myös, kuinka monta taloyhtiötä nimetyllä isännöitsijällä on hoidettavanaan. Tarkan luvun sijaan olennaista on, että vastaus on avoin ja uskottava.

Jos isännöinti hoidetaan osin sähköisesti tai etänä, se ei ole ongelma, kunhan se on kirjattu rehellisesti. Aiheesta on kerrottu tarkemmin artikkelissa isännöinnin sijaistus ja alihankinta.

Mitä hallitukselta odotetaan?

Isännöintisopimus on kaksisuuntainen. Hyvä sopimus kertoo myös, mitä taloyhtiön ja hallituksen pitää tehdä: toimittaa aineisto ajallaan, hyväksyä laskut sovitussa ajassa, tehdä päätökset kokouksissa ja ilmoittaa muutoksista. Jos hallitus ei tiedä omaa rooliaan, isännöitsijä joutuu odottamaan päätöksiä ja hallitus kokee, ettei mikään etene.

Erityisesti pienessä taloyhtiössä kannattaa katsoa, sopiiko palvelumallin laajuus hallituksen aktiivisuuteen. Aktiiviselle hallitukselle, joka haluaa hoitaa kokoukset ja osan arjesta itse, kevyt isännöinti voi olla luontevampi kuin laaja palvelumalli. Jos hallitus haluaa nimetyn isännöitsijän, kokouspalvelua ja henkilökohtaista tukea, Arki-isännöinti on selkeämpi vaihtoehto. Tärkeintä on, ettei sopimus ole liian raskas tai liian kevyt taloyhtiön todelliseen tarpeeseen.

Sopimuskausi, irtisanominen ja aineiston luovutus

Tarkistakaa sopimuksen kesto, irtisanomisaika ja se, jatkuuko sopimus automaattisesti määräajan jälkeen. Kohtuullinen irtisanomisaika on tavallinen ja perusteltu, koska isännöinnin vaihto vaatii aikaa. Sen sijaan pitkä määräaikainen sitoutuminen ilman purkumahdollisuutta kannattaa kyseenalaistaa, jos palvelun laadusta ei ole vielä kokemusta.

Kirjatkaa myös, miten taloyhtiön aineisto luovutetaan sopimuksen päättyessä: kirjanpito, pöytäkirjat, sopimukset, osakeluettelo, huoltokirja ja sähköisten järjestelmien tiedot. Aineiston pitää olla taloyhtiön saatavilla kohtuullisessa ajassa ja käyttökelpoisessa muodossa. Tämä kohta unohtuu helposti, kun sopimusta tehdään, mutta se ratkaisee, kuinka sujuva mahdollinen vaihto myöhemmin on. Vaihdon syistä ja etenemisestä on kerrottu sivulla miksi vaihtaa isännöintiä.

Vastuu, vakuutus ja tietosuoja

Sopimuksessa on hyvä olla maininta isännöintiyrityksen vastuuvakuutuksesta ja siitä, miten mahdolliset virheet käsitellään. Hallituksen kannattaa kysyä asiaa suoraan, mutta ei odottaa sopimukselta rajattomia vastuulupauksia: alalla käytetään yleisesti vakiintuneita sopimusehtoja, joissa vastuu on rajattu. Olennaista on, että ehdot on annettu luettavaksi ja että ne on liitetty sopimukseen.

Isännöitsijä käsittelee osakkaiden ja asukkaiden henkilötietoja taloyhtiön lukuun. Siksi sopimuksessa tai sen liitteessä pitäisi olla kuvattu henkilötietojen käsittely ja se, missä järjestelmissä taloyhtiön tiedot ovat. Tarvittaessa hallitus voi pyytää erillisen käsittelysopimuksen.

Ennen allekirjoitusta: lyhyt tarkistuslista

Kun tarjous on valittu, sopimus kannattaa käydä läpi hallituksen kokouksessa rauhassa, ei sähköpostikierroksella. Riittää, että seuraavat asiat ovat selviä:

1. Kuukausihinnan sisältö ja poissuljetut tehtävät on lueteltu.
2. Erillisveloitusten hinnasto ja hinnankorotuksen peruste on kirjattu.
3. Vastuuhenkilö, sijaistus ja yhteydenpidon tapa on sovittu.
4. Hallituksen omat tehtävät ja aikataulut ovat tiedossa.
5. Sopimuskausi, irtisanomisaika ja aineiston luovutus on määritelty.
6. Vastuu-, vakuutus- ja tietosuojaehdot on annettu luettavaksi.

Jos jokin kohta jää epäselväksi, kysykää se kirjallisesti ennen allekirjoitusta. Hyvä isännöintiyritys vastaa mielellään, koska selkeä sopimus vähentää epäselvyyksiä myös sen omassa työssä. Jos kilpailutus on vasta edessä, kannattaa lukea ensin, miten isännöinnin kilpailutus etenee.

Yhteenveto

Isännöintisopimuksessa ratkaisevat sisältö, erillisveloitukset, vastuuhenkilö, hallituksen oma rooli, sopimuskausi ja aineiston luovutus. Kun nämä on tarkistettu, hallitus tietää, mitä se ostaa, ja isännöitsijä tietää, mitä siltä odotetaan. Selkeä sopimus ei estä ongelmia kokonaan, mutta se tekee niiden ratkaisemisesta huomattavasti helpompaa.

Jos haluatte käydä nykyisen sopimuksenne tai tarjouksen läpi, ottakaa yhteyttä ja kertokaa lyhyesti taloyhtiön koko ja nykytilanne. Katsotaan yhdessä, mikä palvelumalli olisi hallitukselle selkein.

FAQ – isännöintisopimus

Mitä isännöintisopimuksessa pitää olla?

Vähintään palvelun sisältö, kuukausihinta, erillisveloitusten perusteet, vastuuhenkilö, sopimuskausi ja irtisanomisaika sekä ehdot aineiston luovutuksesta sopimuksen päättyessä.

Kuka allekirjoittaa isännöintisopimuksen taloyhtiössä?

Hallitus päättää isännöitsijän valinnasta ja sopimuksen tekemisestä, ja sopimuksen allekirjoittaa taloyhtiön puolesta hallituksen puheenjohtaja tai muu hallituksen valtuuttama henkilö.

Mikä on tavallinen irtisanomisaika isännöintisopimuksessa?

Irtisanomisaika vaihtelee sopimuksittain, ja usein se on muutamia kuukausia. Tarkista aina oman sopimuksen ehto ja mahdollinen määräaikaisuus ennen irtisanomista.

Voiko isännöintisopimuksen ehtoja neuvotella?

Voi. Erityisesti palvelun sisältö, erillisveloitusten rajat, sopimuskausi ja aineiston luovutuksen ehdot ovat asioita, joista kannattaa keskustella ennen allekirjoitusta.

Mitä tapahtuu taloyhtiön aineistolle, kun sopimus päättyy?

Aineisto kuuluu taloyhtiölle ja se pitää luovuttaa uudelle isännöitsijälle tai hallitukselle kohtuullisessa ajassa. Luovutuksen tapa ja aikataulu kannattaa kirjata sopimukseen.