Ongelmat tunnistetaan
Hallitus huomaa usein varsin hyvin, mikä nykyisessä mallissa kuormittaa tai ei toimi kunnolla.
Isännöinnin vaihto taloyhtiössä
Miksi isännöinnin vaihtoa kannattaa harkita – ja miksi sitä silti usein lykätään?
Taloyhtiön hallituksessa tulee usein vastaan tuttu tilanne: isännöinti ei tunnu toimivan niin kuin pitäisi, viestintä takkuaa ja asioita joutuu viemään eteenpäin tavallista enemmän, mutta silti kilpailutus jää tekemättä. Usein kyse ei ole siitä, etteikö muutosta haluttaisi, vaan siitä, että ensimmäinen askel tuntuu tarpeettoman raskaalta.
• kilpailutuksen voi aloittaa ilman sitoutumista
• pelkkä hinta ei ratkaise – selkeys ratkaisee
• myös pienille taloyhtiöille on omat sopivat vaihtoehdot
Isännöintiliiton jäsenyritys
Koillis-Helsingin Isännöinti sitoutuu hyvään isännöintitapaan ja alan eettisiin ohjeisiin.
Tyytymättömyys ei automaattisesti johda muutokseen
Taloyhtiöissä voi olla pitkäänkin tunne siitä, että nykyinen isännöinti ei palvele parhaalla mahdollisella tavalla. Silti moni hallitus jatkaa tutulla mallilla, vaikka viestintä olisi hidasta, kokonaiskuva epäselvä tai asioita jouduttaisiin muistuttamaan jatkuvasti.
Mutta prosessi jää kesken
Vaikka tarve muutokselle olisi olemassa, kilpailutusta ei välttämättä ehditä tai uskalleta aloittaa.
Tuttu tuntuu turvallisemmalta
Moni jää nykyiseen malliin siksi, että vaihtoehtojen arviointi tuntuu epävarmalta tai työläältä.
Kilpailutus ei kaadu haluun – vaan vaivaan
Moni taloyhtiö ajattelee, että kilpailutus pitäisi tehdä, mutta ei juuri nyt. Käytännössä esteenä ei yleensä ole haluttomuus, vaan se, että koko prosessi koetaan epäselväksi.
Ajan puute
Hallituksen jäsenet hoitavat tehtäviä usein oman työnsä ohella, jolloin kilpailutus jää helposti myöhemmäksi.
Sopimusten epäselvyys
Nykyisestä palvelusta ei aina ole täysin selvää kuvaa: mitä siihen kuuluu ja mitä ei.
Tarjouspyynnön vaikeus
Jos ei tiedetä mitä pitäisi pyytää, koko prosessi voi tuntua liian raskaalta aloittaa.
Vaihtamista hidastaa usein myös yleinen epävarmuus
Taloyhtiöiden päätöksiä eivät hidasta vain yksittäiset palveluongelmat. Toimialan yleinen epävarmuus voi näkyä myös siinä, että hallitukset välttelevät uusia muutoksia, vaikka nykyinen isännöinti ei toimisi optimaalisesti.
Aihetta on käsitelty tarkemmin Isännöintiliiton toimialakatsauksessa .
Pienissä taloyhtiöissä kynnys on usein vielä korkeampi
Pienissä taloyhtiöissä vastuut kasautuvat helposti samoille henkilöille. Silloin kilpailutus voi tuntua liian työläältä, vaikka nykyinen malli ei olisi oikean kokoinen.
Miksi kynnys nousee?
- hallitus toimii usein oman työn ohella
- resursseja on vähän
- vastuut kasautuvat samoille henkilöille
- ei ole aina selvää, tarvitaanko kevyttä vai täyttä palvelua
Mikä auttaa?
- selkeä kuva nykytilanteesta
- vaihtoehtojen vertaaminen ilman sitoutumista
- oikean palvelumallin tunnistaminen
- kevyt ensimmäinen keskustelu ennen varsinaista kilpailutusta
Kilpailutuksen ei tarvitse olla raskas prosessi
Yksi tärkeimmistä oivalluksista on tämä: kilpailutuksen voi aloittaa ilman sitoutumista. Ensimmäinen askel voi olla hyvin kevyt.
1
Keskustelkaa hallituksessa
Tunnistakaa avoimesti, mikä nykyisessä mallissa toimii ja mikä ei.
2
Määritelkää tavoite
Päättäkää, haetteko enemmän selkeyttä, parempaa saavutettavuutta, kevyempää rakennetta vai laajempaa tukea.
3
Katsokaa vaihtoehdot
Vasta sen jälkeen kannattaa arvioida, sopiiko paremmin kokonaisvastuullinen isännöinti, kevyt malli tai pelkkä taloushallinto.
Selkeys ratkaisee enemmän kuin pelkkä hinta
Isännöinnin vaihdossa keskeistä ei ole vain kuukausihinta. Usein tärkeämpää on ymmärtää, miten vastuunjako, saavutettavuus ja palvelun sisältö käytännössä toimivat.
Vastuunjako
Hallituksen pitää tietää selkeästi, mikä kuuluu palveluun ja mikä jää taloyhtiölle.
Saavutettavuus
Palvelun pitää olla helposti tavoitettavaa eikä asioiden eteneminen saa jäädä epäselväksi.
Oikean kokoinen malli
Pienelle yhtiölle liian raskas rakenne ei ole hyvä, mutta liian kevyt malli ei auta sekään.
Tutustu myös näihin
Jos pohditte isännöinnin vaihtoa, näistä sivuista löydätte seuraavat käytännön askeleet.
Kun taloyhtiö tarvitsee selkeän palvelumallin ja operatiivisen kokonaisvastuun ammattilaiselle.
Kun täysi isännöinti olisi liian raskas, mutta hallinnon perusasioiden pitää silti toimia kunnolla.
Vertaa, mikä palvelumalli sopii pienelle yhtiölle parhaiten.
Kun tarve kohdistuu ennen kaikkea kirjanpitoon, vastikelaskutukseen ja maksuliikenteeseen.
FAQ – isännöinnin vaihto ja kilpailutus
Miksi taloyhtiö ei vaihda isännöintiä, vaikka ei ole tyytyväinen?
Yleensä syynä ovat ajan puute, epävarmuus, nykyisen sopimuksen epäselvyys tai kilpailutuksen koettu vaikeus.
Onko isännöinnin kilpailutus pakollista?
Ei ole pakollista, mutta se on usein järkevää, jos palvelu ei vastaa taloyhtiön tarpeita.
Kuinka raskas kilpailutusprosessi on?
Se voi olla varsin kevyt. Usein ensimmäinen askel on vain tavoitteiden selkeyttäminen ja vaihtoehtojen kartoittaminen.
Voiko isännöitsijän vaihtaa kesken sopimuskauden?
Usein voi, sopimusehtojen mukaisesti. Ensin kannattaa selvittää nykyisen sopimuksen irtisanomisehdot.
Mistä tietää, että isännöinti ei toimi kunnolla?
Tyypillisiä merkkejä ovat hidas viestintä, epäselvä talouden seuranta, asioiden jatkuva muistuttaminen ja puutteellinen kokonaiskuva tilanteesta.
Voiko kilpailutuksen tehdä ilman sitoutumista?
Kyllä. Tarjousten pyytäminen tai vaihtoehtojen kartoittaminen ei vielä sido taloyhtiötä mihinkään.
Onko isännöinnin kehittäminen tai kilpailutus käynyt mielessä?
Liikkeelle ei tarvitse lähteä raskaasti. Voimme käydä lyhyen keskustelun siitä, mitä nykyinen malli sisältää, mikä toimii ja mikä ei, ja millaisia vaihtoehtoja taloyhtiöllenne voisi olla.