Ongelmat tunnistetaan
Hallitus tunnistaa usein hyvin, mikä nykyisessä mallissa kuormittaa tai ei toimi käytännössä.
Isännöinnin vaihto taloyhtiössä
Miksi isännöinnin vaihtoa kannattaa harkita?
Taloyhtiön hallituksessa tulee usein vastaan tilanne, jossa nykyinen isännöinti ei enää tunnu vastaavan yhtiön tarpeita. Viestintä voi olla hidasta, talouden kokonaiskuva epäselvä tai hallitus joutuu viemään asioita eteenpäin itse enemmän kuin olisi tarkoitus. Silti vaihtoa lykätään helposti, koska ensimmäinen askel tuntuu työläältä. Käytännössä isännöinnin vaihtoehtojen kartoittaminen voi alkaa hyvin kevyesti.
• vaihtoehtojen kartoittaminen ei sido taloyhtiötä vaihtoon
• pelkkä hinta ei ratkaise, vaan palvelun sisältö ja vastuunjako
• myös pienille taloyhtiöille on kevyempiä vaihtoehtoja
Isännöintiliiton jäsenyritys
Koillis-Helsingin Isännöinti sitoutuu hyvään isännöintitapaan ja alan eettisiin ohjeisiin.
Suomen Yrittäjien jäsenyritys
KH Tieto & Taito Oy on Suomen Yrittäjien jäsen. Jäsenyyden kautta voimme tarvittaessa hyödyntää Suomen Yrittäjien jäsenpalveluita ja lakineuvontaa taloyhtiöasiakkaan asioiden selvittämisen tukena.
Tyytymättömyys ei automaattisesti johda muutokseen
Taloyhtiössä voi pitkäänkin olla tunne, että nykyinen isännöinti ei palvele yhtiötä riittävän hyvin. Silti moni hallitus jatkaa tutulla mallilla, vaikka viestintä olisi hidasta, talouden kokonaiskuva epäselvä tai samoista asioista pitäisi muistuttaa jatkuvasti.
Mutta prosessi jää kesken
Vaikka tarve muutokselle olisi olemassa, vaihtoehtojen kartoittaminen jää helposti odottamaan sopivampaa hetkeä.
Tuttu tuntuu turvallisemmalta
Nykyinen malli voi tuntua helpommalta vaihtoehdolta, vaikka se ei enää vastaisi taloyhtiön todellista tarvetta.
Vaihto ei yleensä kaadu haluun, vaan aloituksen vaikeuteen
Moni taloyhtiö ajattelee, että isännöinti pitäisi kilpailuttaa, mutta ei juuri nyt. Käytännössä esteenä ei yleensä ole haluttomuus, vaan se, että prosessi tuntuu epäselvältä ja vie hallitukselta aikaa.
Ajan puute
Hallituksen jäsenet hoitavat tehtäviä usein oman työnsä ohella, jolloin kilpailutus jää helposti myöhemmäksi.
Sopimusten epäselvyys
Nykyisestä palvelusta ei aina ole täysin selvää kuvaa: mitä siihen kuuluu ja mitä ei.
Tarjouspyynnön vaikeus
Jos hallitus ei tiedä, mitä tarjouspyynnössä pitäisi kysyä, koko prosessi voi tuntua liian raskaalta aloittaa. Käytännön etenemistä on avattu tarkemmin sivulla isännöinnin kilpailutus taloyhtiössä.
Vaihtamista hidastaa usein myös yleinen epävarmuus
Taloyhtiöiden päätöksiä eivät hidasta vain yksittäiset palveluongelmat. Myös alan yleinen epävarmuus, hintojen nousu ja palvelusisältöjen vaikea vertailu voivat johtaa siihen, että hallitus lykkää päätöstä, vaikka nykyinen isännöinti ei toimisi riittävän hyvin.
Isännöintialan tilannetta ja kehitystä on käsitelty tarkemmin Isännöintiliiton toimialakatsauksessa .
Pienissä taloyhtiöissä kynnys on usein vielä korkeampi
Pienissä taloyhtiöissä vastuut kasautuvat helposti samoille henkilöille. Silloin isännöinnin vaihtaminen tai kilpailutuksen aloittaminen voi tuntua liian työläältä, vaikka nykyinen malli ei olisi oikean kokoinen.
Miksi kynnys nousee?
- hallitus toimii usein oman työn ohella
- resursseja on vähän
- vastuut kasautuvat samoille henkilöille
- ei ole aina selvää, tarvitaanko kevyttä vai täyttä palvelua
Mikä auttaa?
- selkeä kuva nykytilanteesta
- vaihtoehtojen vertaaminen ilman sitoutumista
- oikean palvelumallin tunnistaminen
- kevyt ensimmäinen keskustelu ennen varsinaista kilpailutusta
Kilpailutuksen ei tarvitse olla raskas prosessi
Isännöinnin kilpailutuksen voi aloittaa ilman sitoutumista. Ensimmäinen askel voi olla vain nykytilanteen läpikäynti ja sen arviointi, tarvitseeko taloyhtiö kokonaisvastuullista isännöintiä, kevyempää mallia vai pelkkää taloushallintoa.
1
Keskustelkaa hallituksessa
Tunnistakaa avoimesti, mikä nykyisessä mallissa toimii ja mikä ei.
2
Määritelkää tavoite
Päättäkää, haetaanko enemmän selkeyttä, parempaa saavutettavuutta, kevyempää palvelurakennetta vai laajempaa tukea.
3
Katsokaa vaihtoehdot
Vasta sen jälkeen kannattaa arvioida, sopiiko paremmin kokonaisvastuullinen isännöinti, kevyt isännöinti vai pelkkä taloushallinto.
Selkeys ratkaisee enemmän kuin pelkkä hinta
Isännöinnin vaihdossa keskeistä ei ole vain kuukausihinta. Usein tärkeämpää on ymmärtää, mitä palveluun kuuluu, mistä veloitetaan erikseen ja kuinka paljon käytännön työtä hallitukselle jää.
Vastuunjako
Hallituksen pitää tietää, mikä kuuluu isännöinnille, mikä hallitukselle ja milloin asia vaatii erillisen päätöksen.
Saavutettavuus
Palvelun pitää olla tavoitettavaa, ja hallituksen pitää tietää, miten asiat etenevät ja kenellä ne ovat hoidossa.
Oikean kokoinen malli
Pienelle yhtiölle liian raskas malli voi olla kallis, mutta liian kevyt malli voi jättää hallitukselle liikaa käytännön työtä.
Tutustu myös näihin
Jos pohditte isännöinnin vaihtoa, näistä sivuista löytyvät seuraavat käytännön askeleet ja vaihtoehtoiset palvelumallit.
Kun taloyhtiö tarvitsee selkeän palvelumallin ja operatiivisen kokonaisvastuun ammattilaiselle.
Kun täysi isännöinti olisi liian raskas, mutta hallinnon perusasioiden pitää silti toimia kunnolla.
Vertaa, mikä palvelumalli sopii pienelle yhtiölle parhaiten.
Kun tarve kohdistuu ennen kaikkea kirjanpitoon, vastikelaskutukseen ja maksuliikenteeseen.
Katso, miten isännöinnin kilpailutus voidaan aloittaa käytännössä ilman tarpeettoman raskasta prosessia.
Usein kysytyt kysymykset isännöinnin vaihdosta
Miksi taloyhtiö ei vaihda isännöintiä, vaikka nykyinen palvelu ei toimi?
Yleensä syynä ovat ajan puute, epävarmuus, nykyisen sopimuksen epäselvyys ja se, että kilpailutus tuntuu hallituksesta raskaammalta kuin se todellisuudessa on.
Onko isännöinnin kilpailutus pakollista?
Ei ole pakollista, mutta se on usein järkevää, jos palvelu ei vastaa taloyhtiön tarpeita.
Kuinka raskas kilpailutusprosessi on?
Se voi olla varsin kevyt. Usein ensimmäinen askel on vain tavoitteiden selkeyttäminen ja vaihtoehtojen kartoittaminen.
Voiko isännöitsijän vaihtaa kesken sopimuskauden?
Usein voi, sopimusehtojen mukaisesti. Ensin kannattaa selvittää nykyisen sopimuksen irtisanomisehdot.
Mistä tietää, että isännöinti ei toimi kunnolla?
Tyypillisiä merkkejä ovat hidas viestintä, epäselvä talouden seuranta, asioiden jatkuva muistuttaminen ja puutteellinen kokonaiskuva tilanteesta.
Voiko kilpailutuksen tehdä ilman sitoutumista?
Kyllä. Tarjousten pyytäminen tai vaihtoehtojen kartoittaminen ei vielä sido taloyhtiötä mihinkään.
Mitä hyötyä jäsenyyksistä on taloyhtiöasiakkaalle?
Koillis-Helsingin Isännöinti toimii Isännöintiliiton jäsenyrityksenä ja KH Tieto & Taito Oy on Suomen Yrittäjien jäsen. Jäsenyyksien kautta voimme tarvittaessa hyödyntää alan jäsenneuvontaa ja lakineuvontaa taloyhtiön asioiden selvittämisen tukena.
Onko isännöinnin kehittäminen tai kilpailutus käynyt mielessä?
Liikkeelle ei tarvitse lähteä raskaasti. Voimme käydä lyhyen keskustelun siitä, mitä nykyinen malli sisältää, mikä toimii ja mikä kuormittaa hallitusta. Sen perusteella voidaan arvioida, olisiko oikea ratkaisu kokonaisvastuullinen isännöinti, kevyempi palvelumalli vai pelkkä taloushallinto.